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HEYVI pour les hôtels

Vos équipes vendent l’événement.
HEYVI qualifie l’AV.

Passez-nous la demande telle que vous l’avez reçue.

Email client, BEO, brief, programme, PDF : HEYVI comprend le besoin, identifie ce qui manque et le confronte aux contraintes de votre établissement.

Un dossier AV clair, faisable et prêt à chiffrer par vos prestataires.

Passer ma prochaine demande à HEYVI Voir un exemple de dossier qualifié
Pour les hôtels : des événements où tout s’enchaîne. Hall d’hôtel et matériel audiovisuel.

Vous gardez la relation client.

Vos prestataires gardent la technique.

HEYVI enlève les allers-retours entre les deux.

Pour vos équipes Sales & Events

Moins de relais. Plus d’événements qui avancent.

Moins de temps perdu

Récupérer une information, la transmettre, revenir vers le client… HEYVI identifie ce qui manque et sollicite la bonne personne.

Des demandes réellement exploitables

Jauge, programme, intervenants, usages, horaires, accès, stockage, réseau : les informations utiles sont consolidées avant consultation.

La réalité de votre établissement

Les salles, équipements et contraintes que vous partagez sont intégrés au dossier. Le besoin du client est confronté au lieu dès le départ.

Vos prestataires restent les vôtres

Aucun changement imposé. Un meilleur dossier leur permet de se concentrer sur la solution technique et le chiffrage.

De la demande à la consultation

Une demande entre. Un dossier prêt à chiffrer en ressort.

Exemple illustratif : les informations sont complétées puis confirmées au fil des échanges.

  1. 01

    Demande reçue

    « 180 personnes, quelques micros et peut-être de la captation. »

  2. 02

    HEYVI qualifie

    Besoin
    3 intervenants · présentation · Q&A
    Lieu
    Ballroom · écran · stockage
    À confirmer
    Captation ou streaming · accès montage
  3. 03

    HEYVI vérifie

    Faisable sous conditions

    L’accès montage doit être confirmé avant validation définitive du planning.

  4. 04

    Dossier prêt

    • Besoin qualifié
    • Contraintes du lieu intégrées
    • Points ouverts identifiés
    • Périmètre fournisseur défini
    Prêt à chiffrer →
La mémoire de votre établissement

Plus HEYVI connaît votre hôtel, moins vos équipes ont à expliquer.

Le premier dossier permet de structurer les informations de votre établissement. Les suivants réutilisent ce qui est déjà connu, en tenant compte des changements que vous signalez.

  • Salles
  • Équipements
  • Accès
  • Horaires
  • Stockage
  • Réseau
  • Restrictions
  • Contacts

Moins à réexpliquer. Plus simple à vendre.

Salle de conférence d’hôtel équipée, avec des flight cases à l’entrée.
La preuve, pas la promesse

Un dossier ne devrait pas dépendre du dernier email retenu.

Chaque information conserve sa source, son statut et ses éventuelles contradictions. Elle est confrontée aux contraintes du lieu avant consultation.

Une source de vérité

Le besoin, les contraintes et les confirmations restent rattachés au même dossier.

Quatre états de faisabilité

  • Faisable
  • Faisable sous conditions
  • À adapter
  • Non faisable en l’état

Chaque information est traçable

Demandée · Supposée · Confirmée · Validée · Contradictoire.

Et si une information manque ?

HEYVI ne devine pas. Il la marque comme inconnue, identifie qui peut la confirmer et fait avancer le reste du dossier en attendant.

Temps gagné, réduction des allers-retours et autonomie : ces indicateurs seront publiés après mesure sur un échantillon suffisant de dossiers pilotes.

Avant / après HEYVI

La différence se voit dans le dossier.

Exemple fictif de séminaire, après qualification et confirmation des accès.

AVANT · LA DEMANDE
« Séminaire 180 personnes. Présentation PowerPoint, quelques micros et peut-être de la captation. Pouvez-vous nous faire un devis ? »

Ce que le prestataire ne sait pas encore

  • Combien d’intervenants simultanés ?
  • Des questions dans la salle ?
  • Captation ou streaming ?
  • Quels équipements sur place ?
  • À quelle heure monter ?
  • Quels accès et quel stockage ?

Questions → réponses → transferts → nouvelles questions → devis sur hypothèses

HEYVIDossier qualifié
Événement
Séminaire · 180 participants · Ballroom
Usage
3 intervenants · Q&A public · présentations · lecture vidéo
Lieu
Écran existant confirmé · accès technique identifié · stockage disponible
Production
Captation demandée · streaming non nécessaire
Logistique
Montage dès 06:00 · événement à 09:00
✓ Faisable

Un point ouvert non bloquant pour le chiffrage : format de livraison de la captation à confirmer.

Dossier prêt à chiffrer

Le besoin, les contraintes et les points encore ouverts sont réunis. Les hypothèses restent visibles.

Voir un exemple de traçabilité

Accès montage : 06:00. Source : confirmation du contact hôtel dans cet exemple. Statut : confirmé. Le planning peut être validé sur cette base.

Chiffres clés

Les objectifs que nous obtenons avec nos hôtels partenaires

Des indicateurs simples, vérifiables et directement liés à la valeur créée par HEYVI.

10min

Demande → dossier prêt

Objectif pour un hôtel déjà référencé chez HEYVI, avec les informations nécessaires confirmées.

81%

Dossiers autonomes

Part des dossiers prêts à consulter sans intervention humaine HEYVI.

92%

Allers-retours évités

Objectif de réduction des échanges client, hôtel et prestataire nécessaires à la préparation du dossier.

Votre métier, c’est l’événement.

Arrêtez de faire le facteur entre votre client et votre prestataire AV.

Transférez-nous la prochaine demande telle que vous la recevez.
HEYVI la transforme en dossier qualifié, faisable et prêt à chiffrer.

Passer ma prochaine demande à HEYVI →Voir un exemple de dossier qualifié ↑
Vous gardez votre relation client et vos prestataires.

Racontez-nous votre prochain événement.

Email client, programme ou BEO : transmettez ce que vous avez. Précisez votre fonction et votre prestataire habituel si utile.