AV department as a serviceOn a réussi à transformer quelques micros en 38 emails et 6 personnes dans la boucle. Il était temps de faire autrement.

Concentrez-vous sur votre événement.
Et pas sur l’audiovisuel.

Moins d’allers-retours. Un dossier AV clair, faisable et prêt à consulter.

Collez un message, joignez un fichier ou dictez votre demande.

Du temps retrouvéNous prenons le relais

Les bonnes questionsLes points flous clarifiés.

Un événement bien préparéUn dossier clair et partagé

15 ans d’expérience et plus de 5 000 événements réalisés par nous et nos opérateurs.

Vous transférez ceci…

De : votre client
À : votre hôtel
Convention · 180 personnes

Bonjour,

Nous organisons une convention de 180 personnes le 12 novembre. Il nous faudrait un écran principal, 4 micros main, une captation et un intervenant en visioconférence.

Merci !

Programme_événement.pdf

Transférer ma demande

Passer le relais

Le bon message. Déjà prêt.À glisser dans votre conversation.

Votre message, à adapter si vous le souhaitez

Exemple de demande · Le transfert ouvre votre messagerie.

Nous, on récupère la demande.

HEYVI prend le relais

Votre demande devient claire.

Le besoin est compris, les informations sont regroupées et les points à préciser sont identifiés. Vous retrouvez tout dans le même dossier.

On voulait organiser un événement. On s’est retrouvé à organiser l’information.

Analyse en cours

Voici ce que nous avons compris de votre demande.

Événement: Convention
Date: 12 novembre
Participants: 180
Lieu: Grande salle, à confirmer
Besoins AV: Écran, 4 micros, captation, visio

Vérification des informations manquantes

Exemple de prise en charge

Votre demande AV, simplement

Décrivez votre événement.

Un message, un fichier ou votre voix. Nous prenons le relais.

Racontez-nous votre événement.

Vous préférez un autre moyen ?

Envoyer par email

Passer le relais

Le bon message. Déjà prêt.À glisser dans votre conversation.

Votre message, à adapter si vous le souhaitez

Essai gratuit · Sans engagement

De votre demande à un dossier clair

Avant · les échanges s’accumulentDes heures, parfois des jours

Récupérer, transmettre, relancer. Puis recommencer.

Avec HEYVI · objectif de traitement

Pour un hôtel déjà référencé, structurer la demande et identifier les points à confirmer.

Objectif à valider sur les pilotes, hors attente des réponses du client ou du lieu. Le dossier est prêt à consulter une fois les informations nécessaires confirmées.

Demande reçue

Nous confirmons la réception et reprenons les éléments clés.

✓ Reçu

Convention · 180 participants 12 novembre Salle à confirmer

Compréhension & questions

Nous identifions uniquement ce qui manque pour avancer.

○ Analyse

1. Faut-il enregistrer l’événement ? 2. Quelle configuration de salle ? 3. Quels horaires précis ?

Vérification du lieu

Nous vérifions les contraintes avec l’établissement.

○ Vérification

✓ Disponibilité de la salle ✓ Équipements sur place ○ Configuration à confirmer

Dossier prêt

Le brief est structuré et prêt à transmettre.

✓ Prêt

Brief technique Synthèse du besoin Recommandations et points validés

Votre événement, votre métier

L’audiovisuel avance. Votre projet aussi.

Hôtels et lieux

L’AV ne bloque plus votre réponse.

Confiez-nous les questions techniques pour avancer sur l’ensemble de votre offre. Les équipements, contraintes et changements du lieu restent réunis dans le dossier.

Agences événementielles

Un dossier prêt à faire valider.

Votre besoin est compris et traduit pour les professionnels. Vous présentez à votre client un périmètre clair, des recommandations et les décisions à prendre.

Entreprises

Organisez sans devenir expert AV.

Concentrez-vous sur le programme et les intervenants. Nous préparons le brief et suivons les points techniques, avec vos prestataires ou ceux que nous vous recommandons.

Votre demande. Notre méthode.

D’une demande floue à un dossier exploitable.

Voici ce que vous recevez : un besoin compris, des recommandations techniques et les points à confirmer avec le lieu. Rejouez les étapes pour voir comment le dossier se construit.

Votre demande de départ

« On organise un séminaire à l’hôtel, 120 personnes. Deux personnes parlent, il y a des slides. Vous pouvez nous aider pour la technique ? »

C’est assez pour commencer. Pas besoin de préparer un brief ni de savoir quelles questions poser.

Vous gardez votre événement. Nous prenons le relais sur l’AV.

La méthode HEYVI

Votre dossier AV

Le besoin est compris

120 participants doivent voir les présentations et entendre les deux intervenants.

L’usage est précisé

Dans cet exemple : deux prises de parole simultanées et des questions du public. Pas de vidéo avec son.

Le lieu fait partie de la réponse

L’écran et la sonorisation du lieu sont intégrés au périmètre. La couverture de la salle et les horaires d’accès restent à confirmer.

Le prestataire sait quoi chiffrer

Prises de parole, questions du public, diffusion des slides et accompagnement technique. Compléments et coût à détailler.

Un dossier prêt à consulter

Besoins structurés. Points à confirmer identifiés. Vous choisissez la suite.

Mes prestataires ou le sourcing HEYVI ↗

Votre prochain événement mérite mieux qu’une boucle de mails.

Confiez à HEYVI le travail pour transformer votre demande en dossier AV clair, faisable et prêt à chiffrer.

Confier ma prochaine demande

Vous gardez le choix

Vos prestataires ou les nôtres.Le dossier reste le même.

Gardez vos partenaires habituels ou confiez-nous la recherche. HEYVI prépare dans tous les cas un dossier qualifié, avec les points de faisabilité vérifiés et ceux à confirmer.

Même moteur. Même dossier. Vous décidez.

Vos partenaires

Oui. Je garde mes prestataires.

Continuez à travailler avec vos partenaires habituels. HEYVI les aide avec un dossier clair, qualifié et à jour.

Prépare le dossier à partager
Centralise les échanges
Suit les changements
Maintient une version unique du besoin

Préparer ma consultationAucun changement dans vos habitudes fournisseurs.

Le sourcing HEYVI

Non. Trouvez-moi les bons.

Confiez aussi le sourcing à HEYVI. Nous recherchons les prestataires adaptés à votre projet, selon vos critères et contraintes.

Recherche de prestataires qualifiés
Sélection selon vos critères et disponibilités
Des offres sur une même base de comparaison
Échangez et validez directement avec eux

Lancer le sourcingVous choisissez. HEYVI ne vous impose aucun prestataire.

Dans tous les cas

Un seul dossier.
Toutes les possibilités.

Votre besoin est qualifié une seule fois. Que vous consultiez vos prestataires ou ceux proposés par HEYVI, vous partez du même cahier des charges.

Besoin qualifiéclair et complet
Faisabilitélieu, contraintes, logistique
Cahier des chargesune base commune à chiffrer
Suivi des changementsle même dossier pour tous

Et quand le programme change ?

Une mise à jour entre chez HEYVI et les impacts se propagent.

Le dossier HEYVI est votre source de vérité commune. Chaque modification est comparée aux informations du client, du lieu et du prestataire. Les écarts sont signalés puis, après confirmation, le dossier est mis à jour pour tous.

Information reçue

Analyse du dossier

Impacts identifiés

Clarification ciblée

Une seule version, pour tout le monde.

DOSSIER · CONVENTIONExemple de suivi

Mise à jour détectée

Un nouveau mail de l’hôtel

Accueil participants : 9 h → 8 h

Clarification cibléeHEYVI vérifie l’impact sur les autres éléments.

6points suivis

3alignés

2à confirmer

1incohérence détectée

Comparaison des informations entre acheteur, lieu et prestataire
Point clé	Acheteur	Lieu	Prestataire	Statut	Action HEYVI
Accueil participants	9 h	8 h	9 h	Incohérent	Demander confirmation à l’hôtel
Nombre de speakers	2	2	2	Aligné	Aucune
Nombre de participants	126	126	126	Aligné	Aucune
Captation vidéo	Oui	Oui	Non mentionné	À confirmer	Demander confirmation au prestataire
Accès montage	Non communiqué	6 h	6 h	Partiel	Demander confirmation au client
Écran sur place	Non requis	Disponible	Disponible	Aligné	Aucun ajout à prévoir

HEYVI comprend ce que le changement impliqueIl sait où se trouve l’écart, qui doit répondre et ce que cela impacte dans le dossier.

Clarification en cours

Confirmation demandée à l’hôtel.

Avant HEYVI : chacun possède une version du dossier. Avec HEYVI : une seule source de vérité, des changements suivis et des décisions tracées.

À chaque besoin, sa formule

L’audiovisuel, sans les allers-retours

Commencez gratuitement. Passez à Pro quand les dossiers s’enchaînent. Passez à Team quand toute l’équipe s’en mêle.

Le sourcing de prestataires reste disponible quelle que soit votre formule. ↗

Free1 demande standard

0 €/ mois

Pour voir ce que HEYVI sait faire sur une vraie demande.

Envoyez-nous un email, un programme ou quelques lignes. HEYVI analyse le besoin, détecte ce qui manque et transforme la demande en brief AV exploitable.

Inclus

Analyse d’une demande AV standard
Taille du brief limitée
Qualification du besoin
Détection des informations manquantes
Contrôle de cohérence
Prise en compte des contraintes du lieu
Génération du brief AV
Création de votre compte HEYVI

Limite : Free est prévue pour une demande standard. Si le dossier est trop volumineux ou trop complexe, HEYVI vous proposera de passer à Pro pour continuer.

Analyser ma première demande

Pas de carte bancaire. Pas besoin de préparer un brief.

Pro5 dossiers actifs

99 €/ mois

Pour arrêter de gérer l’AV entre deux emails.

Jusqu’à 5 dossiers actifs en même temps. HEYVI garde les informations à jour et vérifie en permanence que le client, le lieu et le prestataire travaillent avec la même version.

Tout Free, plus

Jusqu’à 5 dossiers actifs
Analyses initiales illimitées dans un usage normal
Taille des briefs sans limite standard
Dossier AV vivant
Dossier partagé entre les parties prenantes
Client, lieu et prestataire réunis autour du même dossier
Source de vérité commune
Détection continue des incohérences
Identification de la personne à solliciter en cas de doute
Suivi des modifications
Historique du dossier
Propagation des changements
Multi-utilisateurs léger

Passer à Pro

Cinq dossiers actifs. Beaucoup moins de choses à garder en tête.

Team20 dossiers actifs

299 €/ mois

Quand cinq dossiers ne suffisent plus.

Même fonctionnement que Pro, avec la capacité nécessaire pour suivre une activité événementielle plus importante.

Tout Pro, plus

Jusqu’à 20 dossiers actifs
Multi-utilisateurs complet
Davantage de collaborateurs autour des dossiers
Visibilité sur l’ensemble des dossiers en cours
Même système d’alignement permanent à plus grande échelle

Choisir Team

Pour ceux qui ont plusieurs événements à gérer. Souvent en même temps.

En bêta, nous confirmons l’accès et les conditions avec vous. Aucun paiement sur cette page.

Comparer les formules en détail

Faites défiler le tableau pour comparer les trois formules. →

Comparatif Free, Pro et Team
Service	Free	Pro	Team
Prix	0 €	99 € / mois	299 € / mois
Analyse initiale	1 demande standard	Illimitée dans un usage normal	Illimitée dans un usage normal
Dossiers actifs	1 ponctuel	5	20
Taille des briefs	Limitée	Sans limite standard	Sans limite standard
Qualification AV	Oui	Oui	Oui
Faisabilité lieu	Oui	Oui	Oui
Brief structuré	Oui	Oui	Oui
Dossier vivant	Non	Oui	Oui
Acheteur / lieu / prestataire	Non	Oui	Oui
Source de vérité	Non	Oui	Oui
Détection des incohérences	Non	Oui	Oui
Propagation des changements	Non	Oui	Oui
Historique	Non	Oui	Oui
Multi-utilisateurs	Non	Léger	Complet
Sourcing HEYVI	Disponible	Disponible	Disponible

Les questions sur les tarifs

Une revue humaine est-elle incluse dans l’abonnement ?

Non. Free, Pro et Team donnent accès aux outils HEYVI, sans revue systématique de chaque dossier par un expert humain. HEYVI Expert Review est une prestation ponctuelle distincte, disponible avec toutes les formules, à 79 € HT pour vérifier un devis, 99 € HT pour l’optimiser ou 149 € HT pour challenger un projet. Le périmètre et le prix sont confirmés avec vous avant intervention.

Puis-je commencer gratuitement ?

Oui. La formule Free permet d’analyser une première demande AV et de découvrir le fonctionnement de HEYVI.

Que se passe-t-il si ma demande est trop complexe pour Free ?

HEYVI vous prévient avant de poursuivre et vous propose de passer à Pro. Vous ne serez pas bloqué au milieu d’un dossier sans explication.

Que signifie « dossier actif » ?

Un dossier est actif tant que l’événement est en préparation et que HEYVI continue à suivre ses informations, ses modifications et ses parties prenantes. Une fois le dossier terminé ou archivé, il ne compte plus dans votre limite de dossiers actifs.

Dois-je utiliser les prestataires proposés par HEYVI ?

Non. Vous pouvez travailler avec vos propres fournisseurs. HEYVI reste le dossier commun entre votre équipe, le client, le lieu et le prestataire.

Le sourcing est-il payant ?

Le sourcing est disponible avec Free, Pro et Team, sans passer à une formule supérieure. Il fait l’objet d’un mandat distinct, rémunéré par une commission du prestataire retenu. Les conditions vous sont communiquées avant le mandat.

Besoin d’un accompagnement humain ? Expert Review ↗HEYVI Live ↗

Avant de nous confier votre dossier

Les bonnes questions.

Que fait HEYVI pour mon hôtel ou mon agence ?

Vous nous confiez la demande AV de votre client. Nous clarifions le besoin, vérifions les contraintes avec le lieu et préparons un brief technique prêt à transmettre aux prestataires. Vous gardez la relation client et vos décisions commerciales.

Que dois-je vous envoyer ?

L’email du client, un programme, un PDF ou quelques lignes suffisent. Pas besoin de préparer un brief ni de maîtriser la technique. Nous revenons vers vous pour les informations manquantes.

Puis-je garder mes prestataires ?

Oui. Vous pouvez leur transmettre le dossier. Si vous préférez, HEYVI peut aussi rechercher des prestataires adaptés et centraliser leurs propositions. Ce sourcing fait l’objet d’un mandat distinct, rémunéré par une commission du prestataire retenu. Le prestataire reste responsable de l’exécution technique.

Et si le programme ou les besoins changent ?

Transmettez-nous les nouvelles informations. Dans le cadre du suivi convenu, HEYVI met à jour le dossier et signale les points à confirmer entre le client, le lieu et le prestataire. Pendant la bêta, les fonctions de suivi sont activées progressivement avec notre équipe.

Combien ça coûte ?

Free permet de tester une première demande standard, sans carte bancaire. Pro : 99 € / mois pour jusqu’à 5 dossiers actifs. Team : 299 € / mois pour jusqu’à 20 dossiers actifs et un usage équipe. Aucun abonnement payant n’est activé automatiquement.

Est-ce disponible et comment commencer ?

Oui, en bêta. Déposez une vraie demande sur HEYVI et indiquez votre email. Notre équipe vous recontacte pour la traiter et vous accompagner. Aucun compte préalable n’est nécessaire pour ce premier envoi ; l’activation de votre espace se fait ensuite avec notre équipe.

Votre événement n’est pas compliqué. Les emails autour, un peu plus.

Vous avez déjà une demande AV ?

Pas besoin de la préparer. Passez-la à HEYVI.

Analyser ma demande gratuitement