Politique de confidentialité
Cette politique décrit le fonctionnement de la bêta HEYVI et les informations reçues via askheyvi.com.
Responsable et point de contact
KOTATIO SASU, au capital de 1 000 €, 470 Promenade des Anglais, 06200 Nice, France, SIREN 920 193 703, est responsable des traitements de gestion des demandes, de relation commerciale et de sécurité du site. Contact pour vos données : hello@askheyvi.com.
Lorsque KOTATIO traite les données d’intervenants ou de participants uniquement pour le compte d’un client professionnel et selon ses instructions, une annexe de sous-traitance encadre ce traitement. Le client reste responsable de sa propre collecte et de l’information des personnes concernées.
Données traitées
- Email professionnel, texte de la demande, documents, images et autres pièces déposées.
- Profil facultatif (hôtel, agence, entreprise ou autre), langue et intérêt pour une formule ou un service. Sur le guide hôtel : compréhension déclarée du changement, avis favorable ou défavorable et commentaire facultatif.
- Identifiant technique du dépôt, horodatages, état de réception et métadonnées des pièces (nom, type et taille).
- Données de connexion traitées par l’hébergeur pour acheminer et sécuriser les requêtes : notamment adresse IP, navigateur et journaux techniques.
L’email et une demande écrite ou une pièce sont nécessaires pour recevoir et suivre votre dépôt. Le profil est facultatif. Ne transmettez que les données utiles : évitez les listes complètes de participants, pièces d’identité, données de santé et informations bancaires.
Finalités et bases juridiques
- Répondre à votre demande et préparer la prestation
- Mesures précontractuelles à votre demande, puis exécution du contrat. Pour les coordonnées d’un contact agissant pour une société : intérêt légitime à gérer cette relation professionnelle.
- Organiser le suivi du dossier convenu
- Exécution du contrat et, pour les données confiées par le client, ses instructions documentées.
- Prévenir les abus et protéger les accès
- Intérêt légitime à sécuriser le service.
- Facturation et obligations légales
- Respect des obligations légales applicables.
Les retours du guide hôtel servent à organiser la transition et à répondre aux réserves, sur le fondement de notre intérêt légitime à accompagner nos contacts professionnels. Un avis favorable ne constitue pas une commande ni une preuve d’utilisation effective du service. Un dépôt ne vous inscrit pas à une newsletter. Aucune publicité ciblée ni décision produisant un effet juridique sur vous n’est déclenchée par ce formulaire. Aucun paiement n’est collecté sur la landing.
Ce qui se passe lors de l’envoi
Avant confirmation, le texte et les fichiers sélectionnés restent dans la mémoire de la page. Lors de l’envoi, le serveur enregistre la demande et organise le dépôt des pièces dans le stockage Convex. La réception complète est affichée après vérification des pièces. Un envoi interrompu peut laisser une demande incomplète et les fichiers déjà reçus.
L’équipe peut ensuite vous contacter et travailler sur le dossier. La démonstration animée ne traite pas votre demande. Le parcours actuel de dépôt n’envoie pas vos documents à un fournisseur de modèle d’IA. Tout ajout d’un tel traitement devra être documenté et porté à votre connaissance avant son activation.
Destinataires et prestataires
Seules les personnes habilitées de KOTATIO et les prestataires techniques nécessaires au service ont accès aux données pour leurs missions. Vercel Inc. héberge le site et exécute les requêtes serveur. Convex Inc. conserve les demandes et leurs pièces dans l’environnement européen configuré pour la bêta. Le stockage en Europe ne signifie pas que tous les accès techniques ont lieu en Europe.
Un dossier n’est pas diffusé librement aux fournisseurs. Les informations utiles sont partagées avec les parties identifiées dans le cadre du dossier ou d’un mandat accepté. Les données ne sont pas vendues. Les échanges ultérieurs par email passent également par les services de messagerie des correspondants.
Traitements internationaux
Le site utilise des fournisseurs américains et une infrastructure distribuée : certains traitements, notamment serveur ou support, peuvent avoir lieu hors de l’Espace économique européen. La localisation européenne du stockage Convex ne supprime pas cette possibilité. Les garanties applicables doivent être établies dans les accords conclus avec chaque fournisseur ; une copie ou des précisions peuvent être demandées à hello@askheyvi.com.
Conservation et suppression
Les demandes sont conservées pendant leur examen et les échanges nécessaires à leur traitement. Lorsqu’une demande n’a plus de suite, les données qui ne sont plus nécessaires doivent être supprimées. En cas de prestation, les données opérationnelles sont conservées pendant le suivi convenu, jusqu’à la clôture du dossier, y compris les questions de facturation, puis selon les instructions de restitution ou de suppression convenues.
Les pièces comptables sont conservées pendant dix ans selon les obligations légales. Seuls les éléments nécessaires à la preuve des relations commerciales ou à un litige sont archivés pendant la durée légale applicable, notamment cinq ans pour les documents commerciaux, sauf obligation ou procédure imposant une autre durée. Ces archives ne justifient pas la conservation systématique de toutes les pièces événementielles.
Vous pouvez demander l’effacement ou la restitution à hello@askheyvi.com. Une demande est examinée au regard des obligations légales et des droits des autres parties. Aucun effacement automatique à une date fixe n’est annoncé pour la bêta.
Vos droits
Selon les conditions du RGPD, vous disposez de droits d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité. Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer pour l’avenir. Vous pouvez aussi définir des directives sur vos données après votre décès.
Écrivez à hello@askheyvi.com en précisant votre demande. Une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire en cas de doute. Nous répondons en principe sous un mois ; une prolongation motivée de deux mois est possible dans les cas prévus par le RGPD. Si KOTATIO agit pour un client responsable de traitement, nous lui transmettons votre demande et l’assistons.
Vous pouvez déposer une réclamation auprès de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.
Sécurité et évolution
Le site utilise HTTPS. L’accès opérateur aux demandes est protégé et les fonctions de stockage de la bêta nécessitent une authentification serveur. Aucun système ne garantit une sécurité absolue. Signalez toute anomalie à hello@askheyvi.com. Cette politique sera actualisée lors de changements de finalités, de prestataires ou de fonctionnement ; la date de version permet d’identifier le texte applicable.
Version du 15 septembre 2026.